Як наочно представити дані з Excel у презентації PowerPoint

Продукти з пакета офісних додатків від Microsoft при спільному використанні відкривають нові можливості. Наприклад, для створення діаграми у презентації PowerPoint краще всього використовувати дані з звітів, складених в Excel. Однак, як саме це зробити?

Насамперед, слід переконатися, що у графіку буде міститися тільки та інформація, яка дійсно потрібна аудиторії. Для цього слід скопіювати її в окремий документ і спробувати викинути як можна більше цифр без втрати основного змісту. Після цього можна починати створення діаграми в презентації. Якщо ж важливих даних занадто багато, спробуйте показати їх у двох окремих таблицях на різних слайдах. Так вони будуть значно легше сприйматися.

Існує кілька способів перенести діаграму в PowerPoint з Excel, ось найшвидші з них:

1. На вкладці «Вставка» у групі «Ілюстрації» натисніть кнопку «Діаграми». Щоб змінити тип вже існуючого графіка, слід клацнути по ньому правою кнопкою миші і натиснути «Змінити тип діаграми».

2. У вікні можна вибрати з безлічі представлених варіантів найбільш підходящий для поставленої задачі. Щоб відобразити, приміром, процентне співвідношення певних параметрів, підійде кругова діаграма.

3. Після натискання на кнопку «OK» відкриється тимчасова електронна таблиця Excel з тестовими даними. Тепер слід перейти до підготовленого раніше документу з даними і скопіювати їх звідти в буфер обміну.

4. Далі потрібно відкрити тимчасову таблицю, вибрати клітку A1 і вставити туди необхідне вміст.

5. Якщо вам потрібно відобразити не всі дані з таблиці, слід змінити розмір синьої рамки навколо даних, перетягнувши її за нижній правий кут.

6. Повернувшись до PowerPoint, ви побачите, що діаграма вже автоматично зібрана. Щоб взаємно змінити розташування стовпців і рядків таблиці в діаграмі, слід скористатися відповідною кнопкою на вкладці «Конструктор».