Як «подружити» FineReader з мережевим БФП
Це ті самі великі (або не дуже) копіри-принтери-сканери, які стоять де-небудь в офісі і підключені до офісної локальної мережі. До них за роздруківками або, навпаки, з паперовими документами - відсканувати або зняти копію - бігають всі співробітники. Але якщо персональний сканер або МФУ, підключений безпосередньо до комп'ютера користувача, легко управляється прямо з інтерфейсу FineReader'а, то як бути з мережевими, які ніби як окремо, «десь там»? Як швидко і ефективно працювати з мережевим МФУ в парі з OCR-програмою, в якості сканера документів? Про це і розповість ця стаття.
ABBYY HotFolder
Отже, як же зробити так, щоб, поки ви повертаєтеся до свого робочого місця від «місця дислокації» МФУ у вашому офісі, відскановані документи не тільки потрапили в FineReader, але і були розпізнані й перетворилися на потрібні вам редаговані формати, наприклад, doc або xls?Для початку ви повинні переконатися, що підключення МФУ «знає вас особисто і вміє зберігати ваші документи у вашу персональну папку, в мережі або у вас на комп'ютері, і ви знаєте, де ця папка знаходиться. Якщо ви не в курсі, на цей рахунок вас легко проконсультує IT-служба компанії.
Далі запускаємо ABBYY HotFolder (Меню «Пуск › програми ABBYY FineReader 11 › ABBYY HotFolder») і за 4 нескладних кроку налаштовуємо його на обробку що надходять від МФУ зображень.Переваги..........................
- Швидко: МФУ з автоподатчиком забезпечують високу швидкість сканування
- Ще швидше: поки ви повернулися на місце, документи вже розпізнані
- Автоматизує і спрощує виконання повторюваних рутинних завдань по роботі з документами
- П'ять хвилин налаштування полегшують роботу на місяці й роки вперед
Крок 1. Створюємо нову задачу (кнопка «Нова задача»). У вікні називаємо нашу задачу, наприклад, «MFP», і вибираємо «Повторювати запуск на панелі зліва. Праворуч вибираємо «Раз на хвилину»:
Крок 2. Зі списку «Кроки» вибираємо «Відкрити файл з папки» і налаштовуємо опції кроку на панелі праворуч наступним чином:
В «Папка» вказуємо шлях до вашої МФУ-папці, куди пристрій складає відскановані вами документи. У «Оброблені зображення» краще вибрати «Перемістити в папку» і вказати яку-небудь окрему папку для тимчасового зберігання сканів оброблених документів, на випадок, якщо вони вам знадобляться повторно, але при цьому щоб вони не захаращували основну папку.
Крок 3. Клікаємо на «Аналіз і розпізнавання» зліва. Налаштовуємо так:
Переконайтеся, що у списку автоматично визначаються мов присутні всі мови, з якими виробите, і немає зайвих. При необхідності відредагуйте список (клікнувши «Вибір мови» в випадаючому списку).
Крок 4. Натискаємо «Зберегти» зліва і вибираємо необхідний сценарій збереження розпізнаних документів:
Наприклад, виберемо «Зберегти документ» - це просте збереження в папку на вашому комп'ютері або в локальній мережі. Налаштовуємо у вікні праворуч, вибравши бажаний формат розпізнаних файлів і куди їх зберігати:
Зберігати результати розпізнавання одних і тих же документів можна одночасно в різних форматах, наприклад у форматах Word і Excel. Використовуйте кнопку «Більше кроків збереження» справа внизу.
Всі! Натискаємо Ок для збереження і запуску нашої задачі.
Тепер інтерфейс ABBYY HotFolder можна закрити. Програма залишиться занедбаною (в системному треї), і створена нами завдання кожну хвилину буде «оглядати» вашу МФУ-папки на предмет появи там нових файлів. Як тільки знайде - обробить. Таким чином, коли б ви не пішли до МФУ відсканувати чергову порцію документів, HotFolder одразу ж розпізнає і збереже їх в потрібному редагованому форматі або навіть відразу декількох. Ви можете навіть не встигнути за цей час повернутися на робоче місце
Корисні поради
Описані можливості доступні у версії ABBYY FineReader 11 Corporate Edition.
Запитати випробувальну версію